Wdrażanie Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001 wiąże się z koniecznością przeprowadzenia działań korygujących funkcjonowania organizacji. Dopiero w dalszych etapach można mówić o odpowiednim przygotowaniu przedsiębiorstwa do audytu, którego pozytywny wynik umożliwia uzyskanie certyfikatu. W jakich dokładnie sytuacjach należy podjąć się działań korygujących przy wdrażaniu systemu ISO 9001? Czym one właściwie są?
Uzyskanie certyfikatu ISO 9001 to spore korzyści dla firmy. Zanim jednak organizacja przystąpi do procesu weryfikacji, przedsiębiorcy powinni zdawać sobie sprawę z konieczności dostosowania jej funkcjonowania pod nowe wytyczne i wymogi, dzięki którym wzrośnie prawdopodobieństwo uzyskania pozytywnego wyniku audytu prowadzonego przez jednostki certyfikujące. Z racji tego, że certyfikat ISO 9001 pełni ważną funkcję wizerunkową, warto zadbać, aby proces wdrażania Systemu Zarządzania Jakością przebiegał bezproblemowo i zgodnie z założeniami normy.
Dlaczego uzyskanie certyfikatu ISO 9001 jest tak istotne?
System Zarządzania Jakością według normy ISO 9001 opiera się przede wszystkim na zapewnieniu dobrych relacji z klientem oraz zdobywania informacji na temat jego preferencji oraz zadowolenia. Dzięki tej wiedzy możliwe jest budowanie trwałych relacji handlowych, co znacznie przekłada się na poprawę jakości dostarczanych towarów oraz proponowanych usług, a także – większe zyski. Nic zatem dziwnego, że wiele organizacji decyduje się na rozpoczęcie procesu certyfikacji normy ISO 9001, a tym samym – budowanie marki w oparciu o potrzeby klientów.
Dodatkowo wytyczne normy ISO 9001, jako System Zarządzania Jakością, to zbiór zasad, procedur i instrukcji, które umożliwiają uporządkowanie wszystkich procesów, jakie do tej pory zachodziły w przedsiębiorstwie.
Rozwój organizacji, a także nieodzowna pomoc w osiąganiu założonych celów – wdrożenie normy ISO to szansa na ich realizację. Samo wdrożenie ISO 9001 pomimo że nie jest skomplikowanym procesem, wymaga odpowiednich przygotowań zarówno ze strony przedsiębiorstwa, jak i pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie firmy do certyfikacji. Warto przejść kurs ISO 9001, dzięki któremu firma zyska odpowiednie narzędzia niezbędne do poprawnego przygotowania się na audyt jednostki certyfikującej.
Działania korygujące w przypadku Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001
Stworzenie procedury działań korygujących oraz zapobiegawczych to jeden z podstawowych wymogów Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001. Na jej podstawie powinien powstać dokument, który będzie zawierał w sobie spis działań eliminujących przyczyny jakichkolwiek niezgodności bądź potencjalnych niezgodności podczas wdrażania ISO 9001 oraz problemów występujących po certyfikacji.
Do działań korygujących ISO 9001 zalicza się między innymi:
- identyfikację niezgodności i ich przegląd,
- ustalenie przyczyny powstania niezgodności i zbadanie dlaczego i w jakiej sytuacji do niej doszło,
- ocenę potrzeby podjęcia działań korygujących i opracowanie procedury, po której podobne niezgodności już nie wystąpią,
- sporządzenie raportów zawierających spis podjętych działań korygujących,
- weryfikację skuteczności podjętych działań.
Podejmowanie działań korygujących przed i po certyfikacji ISO 9001 to szansa na wyeliminowanie jakichkolwiek błędów, które mogą utrudnić wdrożenie normy oraz prowadzenie organizacji zgodnie z jej wytycznymi.
Kiedy należy wprowadzić działania korygujące w ISO 9001?
Zgodnie z wytycznymi, działania korygujące należy wprowadzać jeszcze na etapie wdrażania Systemu Zarządzania Jakością ISO 9001. Wynika to z wymogów normy. Myślenie oparte na ryzyku oraz doskonaleniu organizacji to najskuteczniejszy sposób na to, aby opracować procedurę działań korygujących tak, aby spełniała ona swoją funkcję w momencie pojawienia się problemów.
Zidentyfikowanie obszarów, które mogą utrudnić proces certyfikacji, a tym samym odpowiednie wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością, pozwala na podjęcie odpowiednich kroków mających na celu wyeliminowanie niezgodności. Opracowanie działań korygujących opartych na myśleniu o potencjalnym ryzyku to także szansa na przewidzenie sytuacji, które mogłyby negatywnie wpłynąć na proces wdrażania ISO 9001, a tym samym – późniejszy wizerunek i możliwość rozwoju firmy.
Działania korygujące, podejmowane po kursie ISO 9001, pozwalają na podejmowanie decyzji, które bezpośrednio wpływają na usprawnienie organizacji. W efekcie zwiększa się jakość oferowanych produktów czy usług, spada poziom reklamacji. Firma rejestruje większą sprzedaż oraz jest w stanie budować trwałe relacje z klientami, oparte na zaufaniu do marki.
